Accessを紐解く
Accessにデビューできない方、結構多いと思います。ところで、Excelとの違いは？と聞かれると？？？であることも。ちょっと紐解いてみました。勇気を出して、少し、使っていると良いのかも知れません。
なぜ、Excelだけはだめなのか
データ処理をするのに、Excelだけでは何が不安なのでしょうか。一番は、計算式を入れていくと、それだけでデータ量が大きくなってしまうのです。その計算式は、一行一行、一セル一セルに計算式が入ってしまっています。これにより、データ量が膨大になってしまうのです。ここは、Excelの弱いところといえます。
Accessって何だろう
Excelでも実現可能だけれども、Accessで実現することによって良いことが起きます。 Accessはデータベースソフトなので、「データ」を活用することを前提に設計されています。データを中心にいろいろやろうとするときにその強みが最も発揮されます。 そして、「クエリ」機能により、2つの表を合わせて、計算させて、新たな表を作ったりもできます。この時にできた「表」は、データ取り出しの「ルール」だけが保管されてるので、Excelのようにデータが膨大になることはありません。 そして、加えて、「レポート」機能もあるため、印刷用の帳票を出したりするのにも大変有効です。
Accessの最低限の活用をさらに深掘りすると
Accessは、Excelからテーブルの取り込み（テーブルの作成 → クエリの活用 だけ（以下の【基本動作】の部分だけでもマスターすれば、かなりのことができます。 【「強み」の深掘り】 ・データベースとして強固である。 ・テーブルはデータの入れ替えができる。 ・累積データの活用ができる。 ・クエリのデータを使って種々のデータの活用ができる。 【基本動作】 ① データを取り込むことで、テーブルを作成する（テーブルデザインで「データ型」を調整）。 ② 「クエリ作成」で使うデータの「形」をつくっていく。 ③ 以後は、テーブルはデータの入れ替えを行うのに使う。 ④ クエリデータを確認する、Excel等で活用する。 【応用編】 ① SQLを使用することで少し凝った取り出しもできる可能性がある。 ② フォームを使いメニューを作成したり、レポートで帳票を作成したりできる。 ③ アクションクエリを使い、データ自体を操作（追加、削除）するクエリを使用する。
ExcelとAccessのいいとこどりをしよう
とはいえ、Excelはやっぱりとっつきやすいですよね。Accessは、慣れていないとなかなかというところもあります。なので、ここで最終的に目指したいのは、普段触る部分はExcelで、データべースやレポート機能はAccessの機能を使おうというものです。ここまでできれば、ちょっとしたデータ関係のシステムは簡単にできてしまいます。
Access入門書籍。多くはテーブルの項目から作成。それもいいです。でも、今あるExcelのデータを取り込んで、テーブル作成。クエリで条件指定してデータを取り出す。作成したテーブルに別のデータを追加・洗い替え。のようなことをまずやった方が、データベースやAccessの魅力がより伝わると思う。
— ひでまる@PC作業から人財育成：「毎日のPC作業を楽しくする」ことを発信 (@pchidemaru) January 8, 2023